Praxisbericht

Kreative Ideen zum Onboarding neuer Mitarbeiter

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens – von Anfang an. Mit einem agilen Ansatz und der Innovationskraft von Design Thinking wurde der Onboarding-Prozess der Raiffeisen Bank International AG (RBI) gemeinsam mit der Personalabteilung optimiert.

Wer ist die RBI?

Die Raiffeisen Bank International betrachtet Österreich und Zentral- und Osteuropa (CEE) als ihren Heimmarkt. In Österreich ist sie als führende Kommerz- und Investmentbank für die Top-1.000-Kommerzkunden des Landes tätig. In CEE decken ihre Tochterbanken de facto die gesamte Region ab. 16,5 Millionen Kunden werden rund 2.100 Geschäftsstellen im Kommerz- und Privatkundengeschäft sowie Investment Banking betreut. Darüber hinaus spricht die RBI die vermögende Privatkundschaft mit Dienstleistungen aus den Bereichen Premium Banking und Private Banking in ausgewählten Ländern der Region an.

Die Herausforderung

Ein wichtiger Faktor für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ein Unternehmen ist der erste Arbeitstag. Der Onboarding-Prozess stellt sicher, dass die Prozesse und Aktivitäten den Einstieg in ein neues Unternehmen bestmöglich unterstützen.

Die Personalabteilung der Raiffeisen Bank International AG (RBI) befasste sich ausdrücklich mit der Verbesserung verschiedener Aspekte des Onboarding-Prozesses. Um die tatsächlichen Schwächen besser zu identifizieren und kreative Lösungen zu finden, wurde ein Design Thinking Workshop abgehalten.

Onboarding Workshop

Unser Ansatz

Ein Erfolgsfaktor für innovative Ideengenerierung ist die Einbeziehung der Nutzer und die Vielfalt im Team. Um den Onboarding-Prozess aus möglichst vielen Perspektiven zu betrachten, wurden neue MitarbeiterInnen, die erst vor kurzem in das Unternehmen eingetreten waren, eingeladen, den Workshop als „Kunden“ zu begleiten. Neben MitarbeiterInnen aus der Personalabteilung wurden auch Manager und VerwaltungsmitarbeiterInnen aus den Abteilungen eingeladen, die eng mit ihren neuen KollegInnen zusammenarbeiten. So wurde sichergestellt, dass unterschiedliche Perspektiven in den Ideenfindungsprozess einbezogen werden konnten.

Auf der Basis einer Customer Journey wurden in Gruppen die positiven Aspekte und Schwächen des bisherigen Onboarding-Prozesses herausgearbeitet. Mit Hilfe der Empathiekarte wurden einzelne Situationen aufgegriffen und aus der Perspektive der Teilnehmerinnen und Teilnehmer betrachtet. Nachdem ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Wünsche erreicht war, wurden gemeinsam Ideen generiert und in Kleingruppen Prototypen und Konzepte mit Kennzahlen für Erfolg ausgearbeitet, sowie mögliche Risiken identifiziert.

„Der Design Thinking Workshop gab uns viele Impulse auf verschiedenen Ebenen, um das Onboarding unserer Mitarbeiter weiter zu entwickeln. Es war spannend zu sehen, dass sich die verschiedenen Ideen nicht widersprachen, sondern sich durch das entwickelte gemeinsame Verständnis für unsere "Kunden" ergänzten.“

Gerhard Stefan, Head of Training and Development bei Raiffeisen Bank International
Prototyping – Visualisierung einer Idee, um diese schnell zu validieren und zu entwickeln

Die Lösung

Um die Durchführbarkeit und Wirksamkeit der Ideen sicherzustellen, wurden am zweiten Tag des Workshops zusätzliche Personen aus verschiedenen Bereichen eingeladen, um die Ideen zu überprüfen und weiterzuentwickeln. Die Ideen wurden auf das agile Projekt übertragen, das in den folgenden Iterationen weiterverfolgt werden sollte.

„Durch die Einbeziehung der Kunden der Personalabteilung - der neuen Mitarbeiter - haben die Verantwortlichen der Personalabteilung gesehen, welche Schwächen einen echten Impact haben und in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht. Durch das Verstehen der "Kunden" konnten innovative, auf die tatsächlichen Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen geschaffen werden.“

Claudia Oster, Agile Coach
Customer Journey
Customer Journey (Symbolbild)
Portraitfoto Richard Brenner

Richard Brenner, Agile Coach

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